Document digitization and archiving.

In today’s fast-paced business world, companies are always seeking ways to make their operations more efficient. One crucial area is managing documents. As the volume of documents grows, it’s getting tougher for companies to handle all the paper-based systems effectively.

Most companies store their documents without a clear organization. The files have vague names, no proper archiving structure, making it hard to find what they need quickly. Searching takes a lot of time, involving multiple clicks and unnecessary document reviews.

This is where digital document archiving comes in. With a digital archive, physical documents become unnecessary. This speeds up handling and finding documents, bringing more order to the company’s document management.

Skaitmenizavimas

Konvertuosime Jūsų popierinį dokumentų archyvą į skaitmeninį.

Darbus galime atlikti tiek Jūsų kontoroje, tiek savo biure, gavę fizinius segtuvus.

Archyvavimo medis

Sukursime dokumentų archyvo logiką.

Kad būtų paprasta ir greita rasti reikiamą dokumentą, sukursime aiškią dokumentų archyvavimo sistemą (archyvo medį) pagal Jūsų įmonės veiklos pobūdį ir poreikius.

Užvardinimo logika

Pasiūlysime dokumentų užvardinimo sistemą.

Paruošime ir su Jumis suderinsime skaitmeninių dokumentų užvardinimo sistemą, kurios dėka vien iš dokumento pavadinimo galėsite suprasti, ar tai yra Jums reikalinga dokumento versija.

Paieškos sistema

Sukursime dokumentų žymų sistemą.

Susipažinę su Jūsų darbo specifika ir poreikiais, sukursime žymų sistemą, kuri leis greitai išfiltruoti reikiamą dokumentą pagal datą, dokumento redakciją, priskirtą asmenį ir pan.

Archyvo naudojimo instrukcija

Parengsime archyvo pildymo ir naudojimo instrukciją.

Norint, kad archyvas pilnai atliktų savo funkcijas, būtina, jog visi vartotojai naudotų vienodą dokumentų užvardinimo, žymų ir dokumentų talpinimo logiką.

Skaitmeninio archyvo naudos

Taupymas:

Nelieka fizinės dokumentų saugojimo vietos, dokumentų spausdinimo ir archyvavimo priemonių poreikio, sumažėja laikas tokiam popieriniam archyvui administruoti, revizuoti, utilizuoti pasenusius dokumentus, todėl įmonė gali sutaupyti daug pinigų.

Geresnis dokumentų pasiekiamumas:

Skaitmeninius dokumentus galima pasiekti iš bet kurios pasaulio vietos ir bet kuriuo metu, todėl darbuotojai, dirbantys iš namų, išvykę į komandiruotę ar kitą įmonės padalinį, dirbdami kliento patalpose ar vykdydami projektus skirtingose darbo vietose ar net mistuose, galės lengvai pasiekti norimą informaciją, ją tvarkyti ar dalintis esamu metu. O svarbiausia - visi dokumentai lieka sistemoje, net kei darbuotojas palieka įmonę, tokiu būdu užtikrinant veiklos tęstinumą.

Padidintas saugumas:

Skaitmeniniai dokumentai gali būti užšifruoti ir apsaugoti, naudojant saugos prieigos kontrolę, t.y. kiekvienam įmonės darbuotojui suteikiant prieigos teises prie tam tikrų dokumentų, tokiu būdu sumažinant neteisėtos prieigos ir dokumentų pažeidimų, kaip, pavyzdžiui, netyčinio dokumentų turinio pakeitimo ar redagavimo riziką.

Paslaugų kainos

Dokumentų konvertavimas į skaitmeną, užvardinimas, žymų priskyrimas,
dokumento įkėlimas į reikiamą archyvo vietą 1.00 EUR/1 vnt.
Archyvo medžio sukūrimas; dokumentų užvardinimo logikos pasiūlymas 250.00 EUR
Archyvo naudojimo ir tvarkymo instrukcijos parengimas 100,00 EUR
* Arba atskiru susitarimu, esant dideliam duomenų kiekiui.

Papildomos paslaugos pagal pageidavimą

Išorinis archyvo servieris (su paruošimu darbui) 1400.00 EUR