Skaitmenizavimas

Konvertuosime Jūsų popierinį dokumentų archyvą į skaitmeninį.

Darbus galime atlikti tiek Jūsų kontoroje, tiek savo biure, gavę fizinius segtuvus.

Archyvavimo medis

Sukursime dokumentų archyvo logiką.

Kad būtų paprasta ir greita rasti reikiamą dokumentą, sukursime aiškią dokumentų archyvavimo sistemą (archyvo medį) pagal Jūsų įmonės veiklos pobūdį ir poreikius.

Užvardinimo logika 

Pasiūlysime dokumentų užvardinimo sistemą.

Paruošime ir su Jumis suderinsime skaitmeninių dokumentų užvardinimo sistemą, kurios dėka vien iš dokumento pavadinimo galėsite suprasti, ar tai yra Jums reikalinga dokumento versija.

Paieškos sistema

Sukursime dokumentų žymų sistemą.

Susipažinę su Jūsų darbo specifika ir poreikiais, sukursime žymų sistemą, kuri leis greitai išfiltruoti reikiamą dokumentą pagal datą, dokumento redakciją, priskirtą asmenį ir pan.

Archyvo naudojimo instrukcija

Parengsime archyvo pildymo ir naudojimo instrukciją.

Norint, kad archyvas pilnai atliktų savo funkcijas, būtina, jog visi vartotojai naudotų vienodą dokumentų užvardinimo, žymų ir dokumentų talpinimo logiką. 

Skaitmeninio archyvo naudos

Taupymas:

Nebereikia fizinės dokumentų saugojimo vietos, dokumentų spausdinimo ir archyvavimo priemonių poreikio, sumažėja laikas tokiam popieriniam archyvui administruoti, revizuoti, utilizuoti pasenusius dokumentus, todėl įmonė gali sutaupyti daug pinigų.

Geresnis dokumentų pasiekiamumas:

Skaitmeninius dokumentus galima pasiekti iš bet kurios pasaulio vietos ir bet kuriuo metu, todėl darbuotojai, dirbantys iš namų, išvykę į komandiruotę ar kitą įmonės padalinį, dirbdami kliento patalpose ar vykdydami projektus skirtingose darbo vietose ar net miestuose, galės lengvai pasiekti norimą informaciją, ją tvarkyti ar dalintis esamu metu. O svarbiausia - visi dokumentai lieka sistemoje, net jei darbuotojas palieka įmonę, tokiu būdu užtikrinant veiklos tęstinumą.

Padidintas saugumas:

Skaitmeniniai dokumentai gali būti užšifruoti ir apsaugoti, naudojant saugos prieigos kontrolę, t.y. kiekvienam įmonės darbuotojui suteikiant prieigos teises prie tam tikrų dokumentų, tokiu būdu sumažinant neteisėtos prieigos ir dokumentų pažeidimų, kaip, pavyzdžiui, netyčinio dokumentų turinio pakeitimo ar redagavimo riziką.

Paslaugų kainos